Er du ny i styret?

12 juli 2021

Har du blitt valgt inn i styret og lurer på hva dette innebærer? Det er styrets ansvar å forvalte og sørge for å vedlikeholde boligselskapets eiendom til det beste for eierne, i samsvar med lov, vedtekter og vedtak i årsmøter.

Her kommer noen tips til deg som er nytt styremedlem eller ny styreleder. 

  • Avtal et møte med avtroppende styre for å bli oppdatert på saker som er aktuelle i boligselskapet og få kjennskap til styrets rutiner og oppgaver. Gjør deg kjent med selskapets vedtekter og ordensregler.
  • Fordeling av arbeidsoppgaver avgjøres internt i styret og deles gjerne etter den kompetanse styret innehar på ulike områder. Drift, kommunikasjon, økonomi og HMS kan være områder som kan fordeles.
  • Styrelederen skal sørge for at det avholdes styremøter «så ofte som det trengs». Det kan være lurt å planlegge styremøter for et halvt år frem i tid. Styret er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av alle styremedlemmene er tilstede. Det skal føres protokoll fra møtene, som skal signeres av de deltakende styremedlemmene. Vedtakene bør formuleres så entydige som mulig. Protokollene kan arkiveres i styreportalen.
  • Prøv å få en oversikt over boligselskapets økonomiske situasjon, leverandøravtaler, planer og vedlikeholdsbehov. Hva skal styret arbeide med det neste året? Lag en plan på hva som må gjøres, hvem som har ansvaret og når det skal være utført.
  • Gjør deg kjent med bruken av styreportalen. Styreportalen er et godt arbeidsverktøy i styrets daglige arbeid. Her finner dere blant annet protokoller fra årsmøter, vedtekter og ordensregler, forsikringsdokumenter og bankutskrifter. Man har også via styreportalen tilgang til regnskapet, mulighet til å sende e-post til eierne og innkalle til styremøter m.m.
  • Seksjonseierne bør bli informert om styrets arbeid i løpet av året, spesielt om det er planlagt større arbeider/prosjekter.
  • Boligselskap må ha internkontrollvirksomhet. Det er styrets ansvar å sørge for at det utøves systematisk HMS-arbeid i selskapet. Enqvist Boligforvaltning har inngått et samarbeid med NORIK, som tilbyr et digitalt internkontrollsystem som hjelper styret å ivareta forskriftsmessige krav til boligselskapet (byggeier) på en lettvint måte. For mer informasjon om dette, ta kontakt med fast kontaktperson.
  • Boligselskap registrerer, behandler og oppbevarer personopplysninger i den daglige driften av selskapet. Ifølge personvernloven (GDPR) skal det alltid foreligge et saklig behov for behandling av personopplysninger. Personopplysningene skal ikke brukes til annet enn det som er nødvendig for å oppnå formålet. Opplysningene skal slettes når lagring ikke lengre er påkrevd for å ivareta formålet. Om opplysningene skal brukes til noe annet enn hva som er avklart, må man ha samtykke til dette. Alle personopplysninger skal lagres på en forsvarlig måte, slik at uvedkommende ikke har tilgang. Personopplysninger som styret selv oppbevarer (digitalt eller på papir) må sikres og behandles iht. loven. Desember er skjæringspunktet for årsoppgjøret og alle bilag må være hos forretningsfører innen 15. januar. Fristen for innsendelse av tredjepartsopplysninger er 31. januar.
  • Årsmøtet/generalforsamlingen er boligselskapets øverste organ og kan fatte beslutninger i alle saker.
  • Styret bør være tidlig ute med å fastsette dato for årsmøte/generalforsamling, da forretningsfører har mange møter og vi plikter å være tilstede i møtet. Når møtedatoen er satt vil styret få tilsendt en tidsplan med oversikt over prosessen frem til utsendelse av innkallingen.
  • Forretningsfører hjelper styret i utarbeidelsen av årsregnskap, årsrapport og budsjett, men er avhengig av styrets tilbakemeldinger.

til toppen

Newspaper

Nyheter

FAQ